Là một nhà quản lý, việc tìm kiếm các giải pháp công nghệ hiệu quả cho việc quản trị và điều hành doanh nghiệp luôn là mối quan tâm hàng đầu của bạn. ERP từng được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu này. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 4.0, phần mềm ERP không còn giữ vị thế độc tôn như trước.
Mục lục
1. Phần mềm ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được thiết kế để tích hợp các ứng dụng khác nhau vào một nền tảng duy nhất. Phần mềm ERP hoạt động như một công cụ “all-in-one,” tự động hóa toàn bộ các quy trình từ A đến Z liên quan đến tài nguyên doanh nghiệp, bao gồm quản lý mua hàng, sản xuất, nhân sự, và các hoạt động khác. Mục tiêu chính của ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu liên kết, đồng bộ giữa các phòng ban để tối ưu hóa hiệu quả quản lý và vận hành.
Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:
- Kế toán tài chính (Finance)
- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
- Quản lý mua hàng (Purchase Control)
- Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
- Quản lý dự án (Project Management)
- Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
- Quản lý dịch vụ (Service Management)
- Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
- Báo cáo thuế (Tax Reports)
- Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Một số phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP hiện đại còn có thêm các giải pháp liên kết các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…
2. Đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Để phân biệt phần mềm ERP với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, nó có 4 đặc điểm chính:
- Hệ thống quản trị hợp nhất: ERP liên kết tất cả các thành viên doanh nghiệp, từ quản lý đến nhân viên, và mọi phòng ban, tạo thành một quy trình sản xuất kinh doanh có tổ chức.
- Hỗ trợ, không thay thế con người: ERP là công cụ hỗ trợ quản lý, không phải là dây chuyền tự động thay thế hoàn toàn sức lao động của con người.
- Hoạt động theo quy tắc rõ ràng: ERP yêu cầu kế hoạch và quy định cụ thể, với nhiệm vụ của từng nhân viên được xác định từ trước, và các kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập theo định kỳ.
- Liên kết phòng ban: ERP tạo sự hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban, giúp họ làm việc và trao đổi thông tin với nhau, thay vì hoạt động tách biệt,
3.Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
- Kiểm soát thông tin tài chính
- ERP tập hợp tất cả thông tin tài chính của doanh nghiệp từ các phòng ban khác nhau vào một hệ thống duy nhất, giúp giảm sai sót và chênh lệch dữ liệu. Khi có sự thay đổi, thông tin sẽ tự động được cập nhật đồng bộ, đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu tiêu cực tài chính.
- Tăng tốc độ dòng công việc
- Với ERP, quá trình làm việc trở nên nhanh chóng hơn nhờ tính năng chuyển dữ liệu điện tử, loại bỏ các “nút cổ chai” và khoảng cách địa lý. Điều này giúp tối ưu quy trình vận chuyển hàng hóa và tăng tốc độ xử lý công việc.
- Hạn chế sai sót trong nhập liệu
- ERP đảm bảo dữ liệu chỉ cần nhập một lần bởi người đầu tiên và được lưu trữ trên hệ thống cho mọi người truy cập. Điều này giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công khi dữ liệu đi qua nhiều phòng ban khác nhau.
- Kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
- Với ERP, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi mọi hoạt động của nhân viên thông qua giao diện hợp nhất, bao gồm cả kết quả làm việc chi tiết và doanh thu. Hệ thống này giúp tối ưu hóa giám sát và phân công nhiệm vụ dựa trên thế mạnh của từng nhân viên.
- Tạo mạng xã hội nội bộ
- ERP tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa các nhân viên, giúp trao đổi thông tin nhanh chóng qua các kênh chat riêng tư và cập nhật trạng thái cá nhân, tương tự như một mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp.
4. ERP phù hợp với các doanh nghiệp nào?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc giải pháp phần mềm ERP khi nhìn nhận chính xác mình đã ở một trong 3 tình huống sau:
5. Những lưu ý khi triển khai ERP
Doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau đây khi triển khai ERP:
5.1 Lên kế hoạch chuẩn bị về chi phí, nguồn lực, thời gian trước khi triển khai
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch chuẩn bị kỹ càng về chi phí, nguồn lực, thời gian trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống ERP, lý do là vì:
- ERP tốn nhiều chi phí triển khai lớn:
Theo ERP Report 2022 từ Panorama, tổng chi phí triển khai ERP trong một doanh nghiệp cỡ trung dao động từ $150.000 đến $750.000. Mức chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô công ty (số lượng người dùng, số phòng ban, số lượng địa điểm, v.v.), loại giải pháp (theo đặc thù ngành và có tùy chỉnh, hoặc giải pháp chung và linh hoạt), tài nguyên bổ sung (tư vấn bên ngoài, đào tạo người dùng, theo dõi nhiệm vụ, v.v.).
Với mức chi phí đó, bạn sẽ sở hữu gói hệ thống tổng hợp với đầy đủ các phân hệ của ERP. Tuy nhiên đa phần các doanh nghiệp không cần thiết phải sử dụng tất cả các phân hệ đó, ERP cũng không cho phép doanh nghiệp tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác nhau.
- ERP tốn nhiều thời gian triển khai:
Cũng trong ERP Report 2022 từ Panorama, thời gian triển khai hệ thống ERP sẽ rơi vào khoảng từ 2- 5 năm. Lượng thời gian triển khai lớn đến từ nhiều lý do như: ERP cần phải chạy thử và cải tiến nhiều lần trước khi đem vào sử dụng, doanh nghiệp cần trang bị cơ sở hạ tầng mạng đến từng ngõ ngách nhỏ nhất để đáp ứng việc triển khai ERP, nhân viên mất nhiều thời gian để thích ứng với hệ thống mới,…
Thời gian triển khai ERP lâu có thể khiến hệ thống sau khi hoàn thành đã có thể trở nên nên lạc hậu, không còn phù hợp với những đặc điểm vận hành của doanh nghiệp hiện tại. Thêm vào đó, thời gian triển khai còn kéo theo gia tăng về chi phí và tiêu hao nguồn lực của doanh nghiệp.
5.2 Cẩn trọng với những rủi ro tiềm ẩn của ERP
Dù ERP giúp tăng sự chính xác trong công việc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình, công đoạn; song việc sử dụng ERP cũng tiềm ẩn những rủi ro lớn về mặt kỹ thuật. Cụ thể, chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, sẽ kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Hoặc nếu doanh nghiệp đem một quy trình chưa được chuẩn hoá, khi đem lên một hệ thống tổng thể và vận hành lâu dài thì sẽ gây ra những thất thoát lớn cho doanh nghiệp.
Nguyên nhân là trong một hệ thống ERP, tất cả các phân hệ như: Kế toán tài chính, lập kế hoạch và quản lý sản xuất quản lý mua hàng, quản lý bán hàng và phân phối, quản lý dự án,… đều sử dụng chung một dòng dữ liệu. Điều này cũng đồng nghĩa với một thay đổi nhỏ sẽ kéo theo sự thay đổi của cả hệ thống; và một lỗi nhỏ trong quy trình, khi đem lên ERP có thể biến tướng thành lỗi diện rộng
5.3 Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai trước khi bắt tay vào xây dựng hệ thống. Lý do là bởi ERP là một hệ thống “gần như cố định”, việc thay đổi hoặc nâng cấp sau khi đã đưa ERP vào sử dụng cần hạn chế hết sức có thể, cụ thể:
- Việc thay đổi ERP sau khi đã khởi chạy sẽ tốn kém thời gian, chi phí ngang với hệ thống mới.
- Nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng, các thay đổi khi đưa vào cấu trúc của ERP có thể gây xung đột với các phần còn lại của hệ thống, tạo ra lỗi hoặc tệ hơn là tê liệt toàn hệ thống.
- Thay đổi ERP sau khi khởi chạy gây gián đoạn quy trình làm việc của doanh nghiệp vì hệ thống sẽ cần phải tạm ngưng.
Tuy nhiên trong một số trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp vẫn buộc phải thay đổi và nâng cấp hệ thống quản trị vận hành để đáp ứng được công việc như:
- Trường hợp hệ thống ERP hiện tại chưa đáp ứng được tất cả nhu cầu hiện tại trong doanh nghiệp
- Trường hợp doanh nghiệp có những thay đổi mới nhằm phục vụ mục tiêu phát triển, ví dụ như: mở rộng quy mô, chuyển sang thị trường mới, đổi sang kinh doanh sản phẩm dịch vụ mới,…
Khi đó, thay vì phải trực tiếp thực hiện thay đổi trên hệ thống ERP gốc, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp sử dụng song song ERP cũ và phần mềm hỗ trợ – được coi là một lựa chọn an toàn và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn cho doanh nghiệp.
